Kun kuorma-autot lähtevät liikkeelle, taustalla on paljon suunnittelua, koordinointia ja päätöksentekoa. Työssä yhdistyvät kuljetussuunnittelu, asiakaspalvelu, työnjohto, kalustonhallinta ja lähiesihenkilötyö.
Kuljetusliike Taipale Oy:n kuljetusesihenkilö Eero Tarvaisen mukaan pelkkä nimitys kuljetusesihenkilö ei oikeastaan kerro työn todellisesta sisällöstä juuri mitään.
- Työni koostuu monesta eri osa-alueesta. Se on monipuolista ja käytännönläheistä työtä, jossa täytyy hallita kokonaisuuksia ja ratkaista ongelmia.
Tarvainen työskentelee kolmessa vuorossa. Eri vuoroilla on omat tehtävänsä, mutta kaikki rakentavat samaa kokonaisuutta. Yöllä suunnitellaan seuraavan päivän kuljetuksia ja päivällä suunnitelmat viedään käytäntöön. Yöllä tehtävässä suunnittelussa on otettava huomioon muun muassa käytettävissä oleva kalusto, kuljettajien osaaminen, aikataulut ja keliolosuhteet. Jokainen vuoro työskentelee samalla seuraavaa vuoroa ajatellen.
- Jos yöllä on käynyt virhearvio, se kostautuu päivällä. Yksinkertaisesti sanottuna: yöllä suunnitellaan ja päivällä toteutetaan.
Suunnitelma ei kuitenkaan ole koskaan kiveen hakattu. Päivän aikana tilanteet muuttuvat, jolloin kuljetusesihenkilön tehtävänä on tehdä tarvittavat muutokset yhdessä kuljettajien ja asiakkaiden kanssa.
Liikenteessä ei kaikkea voi ennakoida
Kuljetusalalla yllätyksiä tulee väistämättä. Kalusto voi rikkoutua, kuljettaja sairastua tai asiakkaan aikataulu muuttua. Myös liikenteessä voi tapahtua asioita, joita ei suunnittelupöydällä voi ennustaa.
- Kuljettajat ovat ammattilaisia siksi, että he osaavat lukea liikennettä ja ennakoida. Mutta eteen tulevaa hirveä ei osaa aavistaa.
Taipaleella oma korjaamo auttaa pitämään kaluston kunnossa ja ehkäisemään rikkoutumisia ennakolta. Silti kaikkia ongelmia ei voida poistaa.Tarvaisen mukaan paine kuuluu työhön, mutta jatkuva kiire ei.
- Työssä tulee päivittäin yllättäviä tilanteita, joita ratkaistaan joskus hyvinkin nopeasti ja paineen alla. Kova kiire ja paine on kuitenkin harvinaista. Monesti tilanteet ovat ennakoitavissa.
Ratkaisu löytyy usein yhteistyöllä.
- Monta kinkkistä tilannetta on tullut, mutta yksikään ei ole vielä jäänyt ratkeamatta. Jos minä en itse tiedä, niin joku tietää. Yhdessä tekeminen on logistiikka-alan suola.
Ihmisten kanssa toimiminen ratkaisee
Hyvältä kuljetusesihenkilöltä vaaditaan Tarvaisen mukaan monenlaista osaamista. Organisointikyky ja ihmisten kanssa toimiminen ovat kuitenkin tärkeimmät. Kalustotuntemus karttuu kokemuksen myötä, ja myös kalusto kehittyy jatkuvasti. Tarvainen suhtautuu asiaan käytännönläheisesti.
- Kaluston kanssa pärjää pitkälle, kun ottaa mittanauhan käteen ja käy katsomassa, kuinka iso se auto on. Ei se palikka mene liian pienestä reiästä laatikkoon, eikä nelimetrinen kuorma-auto mene 3,5 metriä korkean sillan ali.
Työssä oppii tekemällä, mutta yhtä tärkeää on uskaltaa myöntää, ettei tiedä kaikkea.
- Esihenkilössä ei monikaan arvosta sitä, että tämä on aina oikeassa, vaan sitä, että on valmis myöntämään virheensä ja oppimaan siitä.
Tarvainen haluaa itsekin oppia työntekijöiltään. Hänen mukaansa jokainen työntekijä on oman työnsä paras osaaja. Myös aiemmista työtehtävistä on ollut hyötyä nykyisessä työssä.
- Kaikki työtehtävät, joita olen tehnyt, ovat tavallaan valmistaneet tähän työhön. Olen esimerkiksi hetken myynyt suksiakin. Suksista en tiennyt juuri mitään, mutta asiakaspalvelua ja ihmistuntemusta tuli paljon. Suksistakin tietää nykyään enemmän – niin kyllä kalustostakin oppii.
Asiakkaan tarpeet ja kuljettajan arki samassa paketissa
Ajojärjestelyssä yhdistyy monta näkökulmaa. Asiakkaan tarpeet, kuljettajien työajat, kaluston ominaisuudet ja aikataulut pitää sovittaa yhteen tavalla, joka toimii myös käytännössä.
Tarvaisen mukaan kokonaisuuden hallintaa ei voi opetella pelkästään kirjoista.
- Sitä ei opi muuten kuin tekemällä. Myös yhteispeli toimii tässäkin. Kaikki puhaltavat yhteen hiileen ja joustavat tarvittaessa.
Hänen mielestään työn yksi parhaista puolista on juuri se, että esihenkilö organisoi ja työntekijät toteuttavat suunnitelman käytännössä.
- On hienoa huomata, kuinka työntekijätkin ovat motivoituneita ratkaisemaan omalla toiminnallaan esimerkiksi aikataulujen tekemiä haasteita.
Joustaminen toimii kuitenkin molempiin suuntiin. Kuljettajien ei voi odottaa aina joustavan asiakkaan tai liikenteen tarpeiden mukaan, vaan myös esihenkilön on joustettava. Jos sopivaa ratkaisua ei löydy suoraan, käyttöön otetaan vanha mutta tehokas työväline: puhelin.
- Soitetaan asiakkaita läpi ja tarjotaan vaihtoehtoisia ratkaisuja. Asiakaspalvelutaidoilla saadaan pelivaraa tiukoissa paikoissa.
Toisten onnistuminen on palkitsevinta
Työn haastavuus syntyy osittain juuri sen monipuolisuudesta. Uutta tietoa tulee jatkuvasti, ja välillä ratkaisuja on tehtävä puutteellisillakin lähtötiedoilla. Sama asia tekee työstä myös palkitsevaa.
- Kun huomaa jatkuvasti kehittyvänsä ja tekevänsä oikeita päätöksiä, se on palkitsevaa.”
Erityisen merkityksellistä Tarvaiselle on nähdä työntekijöiden onnistuvan.
- Se, että työntekijät tulevat päivän päätteeksi kertomaan, miten päivä on mennyt ja että on tullut onnistumisia, on palkitsevaa. Toisten onnistuminen, johon on voinut itse vaikuttaa.
Kuljetusesihenkilön työssä on myös vahva lähiesihenkilöulottuvuus. Joskus työvuorosta voi kulua tuntikin keskusteluihin työntekijöiden kanssa.
- Monen työntekijän kanssa on syntynyt luottamus, ja kerrotaan työn ulkopuolisiakin asioita.
Se kertoo työn toisesta puolesta, joka ei näy kuljetusten suunnittelussa tai järjestelmissä. Kuljetusesihenkilö johtaa ihmisiä, ei pelkästään autoja.
Rauhallisuus syntyy ennakoinnista
Tarvaisen mielestä yksi työhön liittyvistä vääristä mielikuvista on jatkuva kaaos. Kuvissa ja tarinoissa kuljetusesihenkilö saattaa helposti näyttäytyä henkilönä, joka istuu puun ja kuoren välissä asiakkaiden, kuljettajien ja johdon vaatimusten puristuksessa. Todellisuus voi olla hyvin toisenlainen.
- Työnsä kun tekee hyvin ja pyrkii olemaan askeleen edellä, niin rauhassa saa työnsä tehdä.
Rauhallisuus ei siis synny siitä, etteikö ongelmia olisi. Se syntyy siitä, että ongelmia pyritään ennakoimaan ja ratkaisemaan ennen kuin ne muuttuvat kiireellisiksi.
Ja joskus työpäivän keskellä jää aikaa jopa pienelle hengähdystauolle.
- Itse olen hyvin ehtinyt käyttää kesken työvuoron mukana olevaa koiraa pihalla.
Tarvaisen kuvaus kertoo olennaisen myös kuljetusalasta laajemmin. Toimiva logistiikka ei synny yhdestä ihmisestä tai yhdestä järjestelmästä, vaan lukuisista oikea-aikaisista päätöksistä ja eri ammattilaisten yhteistyöstä. Ja joskus puhelimeen voi tulla puhelu, joka muistuttaa siitä, kuinka monenlaisia käsityksiä ihmisillä kuljetusyritysten rooleista on.
- Monet sattumukset liittyvät asiakkaiden väärinkäsityksiin. Kuljetusyhtiöt menevät sekaisin, ja meille soitetaan kilpailevien yhtiöiden lähetysten seurantaan liittyen tai kysytään, voisimmeko toimittaa kilpailevien yhtiöiden lähetyksiä niiden noutopisteisiin.
Kuljetusesihenkilön työssä on siis paljon muutakin kuin ajojen järjestämistä. Se on ennakointia, organisointia, asiakaspalvelua, ihmisten johtamista ja jatkuvaa ongelmanratkaisua – käytännössä sen varmistamista, että kuljetusketju toimii myös silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan.
_________________________________
SINUA SAATTAISI MYÖS KIINNOSTAA:
Viisi vinkkiä monipuolisen kuljetusalan henkilöstöjohtamiseen
