Venäjän hyökkäyssodan aiheuttama itärajan pitkäaikainen edelleen jatkuva poikkeustilanne ja idänkaupan raju supistuminen ovat ohjanneet Suomen logistiset virrat kulkemaan satamien ja länsi-/etelälähtöisten yhteyksien kautta. Myös toimitusketjujen varautuminen on korostunut, kehitys alkoi jo aiemmin koronaviruksen myötä. Noin 95% Suomen tuonnista tulee meriteitse Itämeren yli ja suunnilleen sama osuus viennistä menee samaa reittiä takaisinpäin. Tämä asettaa vaatimuksia sekä kotimaan osuuden logistiikkasuoritteiden määrille että logistiikan täsmällisyydelle.
Merentakaisia tuontikuljetuksia ei ole varaa viivästyttää enää kotimaassa, kun kuljetus on lähtöpäästä jo kestänyt pitkään ajallisesti. Ja vientikuljetukset on sidottu tiukasti laivojen aikatauluihin, kotimaan kuljetusten on sujuttava viiveittä ja häiriöittä, jotta suomalaiset tuotteet ovat maailmanmarkkinoilla mahdollisimman kilpailukykyisiä.
Tiukat aikatauluvaatimukset ja pitkät välimatkat haastavat niin henkilöstöä, kuljetuskalustoa kuin tieverkostoa ja teiden kunnossapitoakin. Talvi on jälleen ohi, mutta vain muutamaksi kuukaudeksi. Reilun puolen vuoden päästä talvikunnossapito nousee taas keskiöön tieverkoston käytettävyyden kannalta. Lumen ja loskan lisäksi myös pakkaset haastavat huoltovarmuutta. Pakokaasujen puhdistuslaitteiden kestävyys ja käytettävyys on koetuksella, kun AdBlue jäätyy – toivottavasti nämä ongelmat saadaan kesän aikana viimein ratkottua. Alati vähenevät taukopaikat tuovat kuljettajille omat haasteensa, harvassa ovat ne työpaikat, joissa vessatauon aikaa ei pääse vapaasti itse päättämään.
Suomen geopoliittinen asema tuo omat huolensa huoltovarmuusnäkökulmaan. Suomen riippuvuus merikuljetuksista on valtava, kuten edellä todettiin. Itämeri on suhteellisen helppo sulkea vieraan vallan sotilaallisilla toimilla. Kiertoreitti pohjoisen maayhteyden kautta Eurooppaan olisi kohtuuttoman pitkä ja vaatisi moninkertaisen määrän kuljetusresursseja, jos normaali määrä tavaraa haluttaisiin kuljettaa Suomeen ja Suomesta. Käytännössä ei olisi mahdollista tuoda ja viedä tavaraa nykyisiä määriä, jos pelkät maakuljetukset olisivat ainoa vaihtoehto – kulutusta olisi pakko säännöstellä eri tavoin. Markkinat hoitaisivat säännöstelystä oman siivunsa, mutta viranomaispäätöksiäkin varmasti tarvittaisiin kriittisimpien hyödykkeiden saatavuuden turvaamiseksi.
On muistettava, että vakava häiriötilanne ei aina edellytä sotilaallisia toimia. Sataman toiminta voi keskeytyä esimerkiksi ympäristövahingon tai vakavan sähköhäiriön takia. Toki nämä häiriöt harvemmin ovat niin laajoja, että ne vaikuttavat koko maan logistiikkaan, mutta alueellisesti vaikutukset voivat olla isoja. Tonnimäärissä mitaten Suomen kolme suurinta satamaa (Vuosaari, Sköldvik ja Hamina-Kotka) sijaitsevat alle 150 kilometrin päässä toisistaan. Jos tällä alueella tapahtuu joku meriliikenteen estävä häiriö, liikenteen siirtäminen korvaaviin satamiin vaatii paljon suunnittelua ja valtavasti lisää logistiikan resursseja.
Miten ja mihin yksittäinen kuljetusyritys voi varautua?
Vanha opetus on, että jos joku ei toimi lämpimässä päivänvalossa, niin ei se toimi pakkasessa keskellä yötäkään. On hyvin tärkeää huolehtia, että normaaliaikana yritys panostaa henkilöstön hyvinvointiin, investoi kalustoon, huolehtii arjen velvoitteistaan ja palvelee asiakkaitaan laadukkaasti ja kustannustehokkaasti ilman ylimääräisiä viiveitä liiketoimintaansa kasvattaen ja toimintaansa kehittäen varautumistoimenpiteitä unohtamatta. Vakuutusturvasta huolehtiminen lienee yleisin varautumistoimi, sen huono puoli on se, että vahingon sattuessa vakuutus ei vielä itsessään mahdollista toiminnan häiriötöntä jatkamista. Vahingon kustannukset kyllä tulevat korvattua, mutta sen lisäksi korvaavien resurssien hankinta ja väliajan korvaavat toimenpiteet vaativat yritykseltä oman panostuksensa, mainehaittakin voi olla merkittävä. Vakuutukset ovat toki erinomainen taloudellinen keino turvata yrityksen jatkuvuus vahingon jälkeen, mutta vakuuttaminen ei voi olla ainoa varautumiskeino. Jotta yritys voi varautua häiriötilanteisiin, sen kannattaa tehdä valmiussuunnitelma ja harjoitella sen noudattamista.
Valmiussuunnitelma on lakisääteinen kaikille yli 15 liikennelupaa omaaville kuljetusyrityksille. Valmiussuunnitelman tekemisen voi jakaa muutamaan seuraavissa kappaleissa esitettyyn päävaiheeseen. Tärkeää on tiedostaa, että yrityksen varautumisen tarkoitus on turvata yrityksen oma toiminta häiriötilanteessa mahdollisimman hyvin – yritys varautuu siis tuottamaan häiriötilanteessa samoja palveluja samalle kohderyhmälle kuin normaalitilanteessakin. Jos yrityksellä on jotain erityissopimuksia viranomaisten tai muiden tahojen kanssa häiriötilanteiden varalle, toiminta keskittyy tietysti niihin palveluihin, mutta lähtökohtaisesti yritys varautuu siis hoitamaan vain omat markkinaehtoiset tehtävänsä.
Riskienhallinta
Jotta riskejä voi hallita, täytyy ensin kartoittaa, millaisia riskejä voi olla odotettavissa. Yritystä voi uhata esim. joku tai jotkut seuraavista riskeistä: liiketoimintariskit, henkilöriskit, omaisuusriskit, rikosriskit, toiminnan vastuuriskit, keskeytysriskit, sopimusriskit, tieto(turva)riskit tai ympäristöriskit. Kun riskikartoitus on tehty, voidaan miettiä niiden vaikutusta yrityksen toimintaan ja toimintavarmuuteen. Kriittisten toimintojen tunnistaminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta voidaan tehokkaimmin keskittyä pahimpien uhkien ja häiriöiden ennaltaehkäisyyn. Riskit on hyvä luokitella, jotta yrityksessä ei käytetä aikaa vähempiarvoisiin riskeihin. Riskienhallinnan vastuut ja prosessit tulee määritellä, ettei mitään tärkeää jää katveeseen. Lyhyesti sanottuna päätetään ja sovitaan, kuka vastaa mistäkin ja tekee mitäkin.
Riskien hallinnan prosesseja tulee arvioida säännöllisesti – hyvä käytäntö on ottaa ne mukaan säännöllisiin palavereihin omaksi asiakohdakseen. Seuraavaksi tulee miettiä, miten ja millä toimenpiteillä riski onnistutaan torjumaan kokonaan tai minimoimaan niin, että se toteutuessaan aiheuttaa mahdollisimman vähän haittaa. Jos kuitenkin riski realisoituu eli vahinko tapahtuu, tulee suunnitella varautuminen vahinkotilannetta varten. Miten toimitaan vahingon sattuessa ja miten vahingosta toivutaan. Viimeinen vaihe on suunnitella vahinkotilanteiden seuranta ja tietysti se, mitä vahingosta opitaan ja miten se auttaa varautumaan jatkossa vastaaviin riskeihin.
Kriittisten toimintojen tunnistaminen ja varmistaminen
Jotta yritys pystyy tunnistamaan kriittisimmät toimintonsa, oman toimintaympäristön ymmärtäminen on erittäin tärkeää. Yrityksen tulee tarkastella, mitkä palvelut ovat palveluiden ostajille eli yrityksen asiakkaille kriittisiä eli mitä ilman asiakkaiden toiminta pysähtyisi tai häiriintyisi niin merkittävästi, että sillä olisi vaikutusta jopa yhteiskunnan huoltovarmuuteen. Yhtä tärkeää on tarkastella yrityksen omia materiaali- tai palveluhankintoja – onko oma yritys niin riippuvainen toisen yrityksen palveluista tai tuotteista, että palveluketjun katketessa kriittiset toiminnot vaarantuvat arvoketjun myöhemmässä vaiheessa.
Kriittisten toimintojen varmistaminen tulee huomioida henkilö- ja materiaaliresurssien hallinnassa. On varmistettava, että yrityksen kriittiset toiminnot voidaan toteuttaa häiriötilanteessa: suunnitellaan, kuka tai ketkä ovat avainasemassa ja mitä materiaaleja tai kalustoa tarvitaan toimintojen toteuttamiseksi. Varmistetaan, että ko. henkilöt ja riittävä määrä kalustoa ovat käytettävissä. Varmistetaan, että henkilöt ja kalusto pysyvät toimintakuntoisena häiriön ajan. On myös varauduttava, että häiriö voi olla pitkäkestoinen.
Resurssienhallinta ja harjoitukset
Yrityksen johdon ja varautumisen tehtäviä hoitavien henkilöiden osaamisesta ja osaamisen kehittämisestä varautumistehtäviin on huolehdittava. Harjoitukset ovat oivallinen, joskin melko työläs tapa kouluttaa henkilöstöä varautumiseen ja häiriötilanteissa toimimiseen. Niinpä tulee varmistaa, että johto ja henkilöstö osallistuvat tarjolla oleviin harjoituksiin riittävän laajasti. Koulutuksiin ja harjoituksiin osallistumista tulee seurata ja dokumentoida, jotta tiedetään, ketkä eivät ole riittävää koulutusta vielä saaneet. Varautumisen toimenpiteistä vastaava henkilö tai henkilöt on nimettävä.
Pelkkä harjoittelu ei riitä. Yksi harjoitusten tärkeimmistä anneista on ongelmakohtien löytäminen eli varautumisen kehityskohteiden tunnistaminen. Usein ajatellaan, että harjoitus on epäonnistunut, jos harjoituksessa havaitaan puutteita häiriötilanteessa. Päinvastoin, on paljon parempi, että ongelmat tulevat esiin kuvitteellisessa tilanteessa eikä häiriötilanteessa oikeassa toiminnassa. Tärkeintä on korjata havaitut puutteet täydentämällä varautumissuunnitelmaa ja kouluttamalla henkilökuntaa lisää.
Henkilöiden ja ajoneuvojen varaaminen poikkeusoloja varten
Huoltovarmuuskriittinen työnantaja voi varata henkilöstönsä jäseniä kriittisiin töihin poikkeusolojen aikanakin. Tällöin varatun työntekijän sodan ajan tehtävä on toimia työnantajansa palveluksessa yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamiseksi. Henkilövaraushakemukset tehdään puolustusvoimien aluetoimistoihin. Lisätietoa varauksista täältä: https://puolustusvoimat.fi/asiointi/henkilovaraukset
Ajoneuvovaraukset tehdään Huoltovarmuuskeskuksen ylläpitämällä HVO Extranet -sivustolla. Yritys voi tehdä ajoneuvovarauksen itse, ainoa kriteeri on huoltovarmuuskriittisyys. Jos yrityksen toimeksiantaja on huoltovarmuuskriittinen, tämä voi tehdä varauksen myös verkostoyrityksensä puolesta.
